Hace cuatro años, andando por Berlín, encontré un escaparate con esta frase:

«To do is to be /

To be is to do /

Do be do be do»

Siempre me gusta citar las fuentes, pero en este caso no tengo muy claro quien fue el primero que dijo estas tres frases juntas. La primera es de Nietzsche, la segunda de Kant, y me da a mi que la tercera es de Sinatra. Las tres juntas son maravillosas. En la vida somos lo que hacemos, hacemos lo que somos, y debemos intentar pasarlo bien entre tanto.

Hoy me apetece escribir sobre organización personal. No quiero explicar ningún método concreto, sino más bien enumerar los que conozco y describirlos someramente, yendo más bien a las grandes pinceladas, desde una perspectiva personal, indicando dónde encuentro yo los problemas para conseguir sacar las tareas para delante, y dónde creo yo que están las claves para afrontar esos problemas.

Como decía antes, esto de que somos lo que hacemos lo he tenido claro desde pequeñito, y tal vez por esto, me he pasado gran parte de mi vida en batalla sin tregua contra los enemigos del «hacer». Los míos siempre han sido la procrastinación, la abulia (falta de voluntad), la dispersión (me cuesta centrarme mucho tiempo en una sola tarea), la desorganización (no se si por la dispersión que comentaba antes, o porque he confiado mucho en mi cabeza, y hasta que no he manejado temas muy complejos no he necesitado organizarme demasiado) y por encima de todos ellos el perfeccionismo. Contra la dispersión, mi fórmula ha sido convertir las tareas grandes en tareas cortas, de esto iba el post sobre Turing que escribí hace poco. Contra la abulia, la clave que he encontrado con el tiempo es la pasión, volcarme en lo que me interesa, de esa manera la falta de voluntad no suele aparecer en el camino. Contra el perfeccionismo hay que contraponer el mantra de «hecho es mejor que perfecto» que da título al post. Respecto a la desorganización y la procrastinación, creo que es aquí donde más me ha ayudado toda la literatura sobre organización personal. Aquí van algunos de los métodos sobre los que he leído, y que creo que pueden aportar alguna clave positiva para hacer las cosas de una manera organizada, eso si, sin caer en la «parálisis por análisis».

GTD (Get Things Done)

Es una metodología formulada por David Allen, y como digo siempre, si queréis profundizar id a la fuente, aquí os dejo un link para haceros con el libro si os interesa.

Se basa en liberar la mente, recopilando todas las tareas que vayan apareciendo en una bandeja de entrada. De esta manera utilizamos la mente para hacer, y no para recordar. El segundo paso de esta metodología es procesar lo recopilado. En ese momento decides qué hacer con las cosas de la bandeja (no es que lo hagas, es que decides qué hacer, es decir, planteas si en función de un input, debes plantear una tarea, un output. El tercer paso es Organizar lo recopilado, clasificando las tareas en listas en función de un criterio de urgencia, importancia, rentabilidad, o el que nos resulte conveniente. El cuarto paso es la Revisión, es lo más importante del método porque establece una periodicidad en la revisión de las listas, y reorganización en función de las nuevas circunstancias y necesidades. El quinto paso de este proceso cíclico es Hacer, se basa en ejecutar las tareas. Aplicando estos cinco pasos tomas Control sobre lo que haces, y una vez que has tomado el control, puedes plantearte tomar Perspectiva, es decir, centrarte en los porqués, en los objetivos, en los criterios, etc. Allen establece seis pasos para el tema de la perspectiva, nuevamente avanzando de lo particular a lo general. Acciones, proyectos, áreas de enfoque y responsabilidad,  metas y objetivos, visión, propósito y principios, son los seis pasos que te permiten adquirir perspectiva de conjunto y definir tu mismo el porqué de tus acciones.

Kanban

Tiene su origen en la metodología Lean y JIT, de la que ya hablamos en el post de Lean Startup. Aplicado a la productividad personal, se basa en utilizar «tableros de proyectos» en los que las tareas son «Post it» que se ubican en las columnas de «por hacer / haciendo/ hecho. La clave es asignar a cada tarea un responsable y una fecha de finalización. Es un sistema que está muy orientado a proyectos, pero que es muy interesante, porque además de servir como sistema de organización personal, permite organizar muy fácilmente equipos de trabajo. Si se quiere utilizar de forma digital en lugar de con tablero físicos, recomiendo fervientemente la herramienta Trello.

Pomodoro

Es un sistema ideado por Francesco Cirillo que tiene una enorme utilidad para afrontar tareas largas y se basa en no trabajar seguido más de 25 minutos, pero no hacer ninguna otra cosa durante esos 25 minutos. Después de una tanda se descansa 5 minutos, y tras cuatro tandas se toma un descanso más largo de 20 o 30 minutos. Es una técnica que se usa mucho en programación.

Autofocus

Es un sistema de productividad desarrollado por Mark Foster. Es un sistema más simple que el Get Things Done, pensado a mi juicio para personas que no tienen tantos inputs externos, y que no tienen tanta dispersión de tareas. En su sistema procesar y organizar no es tan importante, está mucho más orientado al «hacer».

Lo que plantea es que hagas una lista con TODO lo que tengas que hacer. Cuando termines haces una línea al final de la lista, y te pones a hacer cosas de la lista. El criterio para hacer puede ser lo que más te apetezca, lo más urgente, lo más importante, lo que tu quieras. Lo importante es que cuando termines con una tarea la taches, y si queda algo por hacer de ella, la pongas en una nueva lista «abierta», debajo de la lista cerrada. Sigues así hasta techar todo lo de la lista cerrada. En el momento en que termines, Lo que tendrás es una nueva lista abierta con las cosas que hayas apuntado que no están terminadas de la anterior lista. Si se te ocurre alguna cosa más, lo apuntas en la lista abierta, y cuando no se te ocurra nada más, la «cierras» con una línea abajo, y el proceso empieza de nuevo.

ZTD (Zen to Done)

Es un método desarrollado por Leo Babauta, un autor muy interesante del que os recomiendo el libro «el poder de lo simple».

Este método plantea una variación del GTD basada en principios comportamentales y de hábitos. Básicamente amplía los 5 puntos de control del GTD incluyendo otros cinco nuevos. Recopilar, procesar, planificar, hacer, sistematizar, organizar, revisar, simplificar, rutinas, encontrar tu pasión, son los 10 hábitos que para este autor te permitirán ser  más productivo, y además en lo que te interese y sin estrés.

 

Como os podéis imaginar hay tantos métodos como gurus de la productividad personal, pero creo que es interesante leer sobre el tema para poder tener un criterio propio. Yo durante mucho tiempo he intentado seguir el método Kanban (con trello) para mis proyectos en equipo, y el GTD para mis temas personales. Lo cierto es que con el tiempo he dejado de aplicarlos de manera «estricta», y me he centrado más en tener un rato para mi todas las semanas, en el que pueda pensar tranquilo sobre el momento en el que estoy, sobre mis prioridades familiares, personales, laborales, etc, y en función de esto definir y re-definir mis objetivos y mis acciones. En el día a día, tiro mucho de rutinas que he diseñado en función de mis objetivos (educar a mi hijo, hacer deporte) y de reuniones semanales en las que establezco los objetivos a corto plazo y las tareas profesionales en listas, y a partir de ese momento tiro mucho de google calendar para organizar esas tareas en el tiempo, usando un criterio de colores, en el que el amarillo del calendar son las cosas que realmente tienen un día y una hora asignados (citas y reuniones o tareas urgentes) y el resto de colores son tareas que no tienen un momento obligatorio, y cuyos colores determinan la importancia y el ámbito de mi vida al que se refieren (rojo urgente, verde salud, rojo claro tareas profesionales).

Esta es mi manera de organizarme, ¿Cuál es la vuestra?