La teoría de los caramelos Pez (servicios profesionales)

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Facebook está algo puñetero últimamente. No para de recordarte que hace 3, 5 u 8 años me lo estaba pasando estupendamente en estas fechas, en vez de estar enfrente del ordenador. Hace poco me enseñó unas fotos en Tarifa con mi grupo de amigos, en las que aprovechamos que un colega expat residente en Japón venía a visitarnos, para montar una excursión como en los viejos tiempos. Fue un viaje estupendo en el que el grupo volvió a juntarse después de mucho tiempo, y pasamos momentos muy buenos. También fue, si la memoria no me falla, cuando mi amigo Marco, mitad serbio, mitad iraní, criado en Londres y Torremolinos y en ese momento viviendo en Japón, me contó como se estaba ganando la vida allí con las clases de inglés. Me explicó entonces su modelo de negocio personal basada en su teoría de los caramelos pez, una anécdota que no se las veces que habré contado desde entonces, y un modelo muy recomendable para consultores, coaches, entrenadores personales, profesores particulares, y en general para todo tipo de profesionales que presten servicios en los que atiendan y cobren por horas.

Marco es diseñador gráfico y habla un montón de idiomas (español, inglés, serbio, iraní) pero justo en ese momento no hablaba el que le hacía falta (japonés, ahora sí que lo habla) así que ante la barrera idiomática para conseguir trabajo cualificado empezó a ganarse la vida trabajando en la construcción. Me moría de la risa cuando me contaba que aunque estaba muy contento en Niigata (se fue allí por amor), algunos días, sentado en el andamio de la obra, mirando al horizonte, sólo rodeado de japoneses con los que no podía comunicarse, le asaltaba un pensamiento recurrente, algo así como ¿qué cojones hago yo aquí? Total que dejó la obra y se puso a dar clases de inglés. Me dijo que estaba ganando mucha pasta con eso, y le pregunté si es que allí había menos profesores, y por eso las clases eran más caras, porque aquí los profesores particulares por lo general no es que se hagan ricos. Él me contestó que no, que había gente que cobraba más barato y gente que cobraba más caro, y que el ganaba mucho porque había aplicado su teoría de los caramelos pez.

Teoría de los caramelos pez aplicada a los servicios profesionales por horas.

Marco me explicó que al principio del todo, cuando no tenía ningún cliente, se planteó que su horario laboral era como una maquina expendedora de caramelos pez. Tenía que estar siempre lleno. Para llenar los huecos desde el minuto uno, empezó a dar clases gratis a amigos y conocidos. Como imaginaréis las llenó de inmediato. En el momento en que tenía su agenda llena, muchos de sus alumnos, agradecidos, insistieron en pagarle. Otros le recomendaban nuevos clientes. A medida que llegaban clientes nuevos, dado que ya tenía su horario lleno, empezó a sacar del cartucho de caramelos a los que no le recomendaban a nadie y no pagaban para hacer hueco a los nuevos, que sí pagaban. A medida que seguía entrando gente de pago tuvo que ir sacando caramelos, siempre en un orden de prioridad establecido en función de sus intereses (mantenía a los que pagaban, luego a los que no pagaban pero le recomendaban…). Al cabo de un tiempo tenía las clases llenas y todo el mundo pagando. Cuando le entraban nuevos clientes, el criterio para la gente que mantenía en el cuadrante seguía siendo su potencial como prescriptores (cuanta gente le mandaban y de qué calidad) y lo que pagaban. Al cabo de un tiempo seguía teniendo lleno su cartucho de caramelos (sus horas de trabajo) pero cada vez con clientes que pagaban mejor y que le recomendaban a mejores clientes. Recuerdo que me dijo que llegó a tener varios clientes diplomáticos que le pagaban muy bien la hora dedicada.

Obviamente, la clave de todo servicio es la calidad, y estoy seguro de que le fue bien por ser un buen profesor. Seguro que también era un mercado más favorable, en el que un hablante nativo tenía más posibilidades que por aquí. Pero no es menos cierto que si no hubiese aplicado el esquema de los caramelos pez (tener siempre lleno el cuadrante, aunque sea cobrando menos / no cobrando) y si no hubiese aplicado el tema de ir metiendo a los clientes más interesantes para él a costa de sacar a los menos interesantes, no le hubiese ido tan bien como profesional. Esto me hace pensar en el post de “elige a tus clientes” que escribí hace un tiempo y del que esto no deja de ser un ejemplo de aplicación práctica. Y es que partiendo de la base de que la calidad del servicio es fundamental, por desgracia existen estupendos profesionales que por no aplicar un buen sistema empresarial, no monetizan su producto tan bien como pudieran.

Quizás este ejemplo, simple y gráfico, les pueda servir de ayuda.

Facilethings. App de productividad personal GTD.

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Hoy quiero escribir una reseña sobre un programa que he descubierto hace nada, Facilethings, la aplicación que he encontrado que mejor transpone los principios de la metodología GTD al entorno digital.

Al principio de esta andadura bloguera, un amigo que lleva ya tiempo con su blog, Ricardo Llamasme dijo una frase que semana tras semana se está haciendo más verdad. “El blog es para tí”. Así de simple. Lo cierto es que cuando empecé a escribir pensaba más en el blog como algo para los demás, para el “público”, que como algo para mi. Una forma de enseñar. Pero post tras post me estoy dando cuenta de la trascendencia que esta escritura semanal tiene para mi mismo. Realmente se está convirtiendo en una forma de aprender. La semana pasada escribí sobre organización personalexpuse lo que sabía y lo que hacía, y a lo largo de esta semana me he dado cuenta de que mi forma de organizarme no era la óptima, que estaba demasiado centrado en “hacer mucho”, y no tanto en “decidir que acciones debo realizar más en consonancia con mis metas”.

Básicamente, mi herramienta de organización hasta la fecha se basa en google calendar. Cuando no estoy desbordado, es una herramienta útil, que complementada con otras da unos resultados excelentes. El problema es que cuando tengo mucho trabajo vivo pendiente del calendar, es decir, me centro en las tareas, y olvido por un tiempo los propósitos, la visión, los objetivos, que son los que deben ir avanzando con los proyectos y las acciones. Es muy común que cuando te centras en tareas urgentes, éstas no vayan alineadas con tus objetivos y tus metas, y eso es un tema a corregir, ya que si no estás muy pendiente, puede hacer que estés demasiado tiempo realizando acciones que no contribuyen a tus objetivos, y muy poco tiempo realizando acciones que si lo hagan. Escribir el post del otro día me hizo pensar que debía encontrar una herramienta que no sólo me sirviese para organizar temporalmente bien mis acciones, sino que evaluase si estas acciones iban acordes con mis objetivos y mis metas. Tras mucho bichear, encontré Facilethings, y la verdad es que ha cubierto bastantes de mis expectativas.

Como expliqué el otro día, la metodología Get Things Done (GTD) es muy interesante, porque se basa en el hacer,  pero no olvida los temas de perspectiva. La aplicación funciona de arriba a abajo, y de abajo a arriba, como el GTD.

De arriba a abajo, comienza preguntándote por tu propósito, luego por tu visión a 3-5 años vista, luego por tus objetivos, que deben estar alineados con tu visión. Más tarde define tus áreas de responsabilidad, luego tus proyectos y FINALMENTE tus acciones. De esta manera, cada vez que desarrollas una acción, tienes en mente el “big picture”, es decir, sabes en qué proyecto se encuadra, a qué área de responsabilidad de tu vida se refiere, qué objetivo estás haciendo que se cumpla con esa acción y cómo contribuye ese objetivo a tu visión y a tu propósito.

De abajo a arriba, cada vez que algo se te viene a la cabeza lo recopilas en el programa. Cuando tengas tiempo, lo procesas, asignándole ya una acción o no, indicando a qué proyecto pertenece, a qué objetivo, a qué área de responsabilidad, si es agendable o no, etc. Consiguiendo el objetivo del GTD de liberar tu mente.

Lo cierto es que en un par de días he pasado mi sistema de calendar + rutinas + reuniones semanales a esta aplicación, y estoy funcionando con ella prácticamente al 100%, con la salvedad de las tareas calendarizadas, aquellas que tienen fecha/hora concreta, para las que sigo utilizando calendar, que ahora utilizo exclusivamente como agenda.

Os recomiendo que le echéis un vistazo, y os pido que si alguno utilizáis alguna herramienta que creáis que puede venir bien, me lo comentéis ;L)

https://facilethings.com/learning/es

 

 

Hecho es mejor que perfecto.

 

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Hace cuatro años, andando por Berlín, encontré un escaparate con esta frase:

“To do is to be /

To be is to do /

Do be do be do”

Siempre me gusta citar las fuentes, pero en este caso no tengo muy claro quien fue el primero que dijo estas tres frases juntas. La primera es de Nietzsche, la segunda de Kant, y me da a mi que la tercera es de Sinatra. Las tres juntas son maravillosas. En la vida somos lo que hacemos, hacemos lo que somos, y debemos intentar pasarlo bien entre tanto.

Hoy me apetece escribir sobre organización personal. No quiero explicar ningún método concreto, sino más bien enumerar los que conozco y describirlos someramente, yendo más bien a las grandes pinceladas, desde una perspectiva personal, indicando dónde encuentro yo los problemas para conseguir sacar las tareas para delante, y dónde creo yo que están las claves para afrontar esos problemas.

Como decía antes, esto de que somos lo que hacemos lo he tenido claro desde pequeñito, y tal vez por esto, me he pasado gran parte de mi vida en batalla sin tregua contra los enemigos del “hacer”. Los míos siempre han sido la procrastinación, la abulia (falta de voluntad), la dispersión (me cuesta centrarme mucho tiempo en una sola tarea), la desorganización (no se si por la dispersión que comentaba antes, o porque he confiado mucho en mi cabeza, y hasta que no he manejado temas muy complejos no he necesitado organizarme demasiado) y por encima de todos ellos el perfeccionismo. Contra la dispersión, mi fórmula ha sido convertir las tareas grandes en tareas cortas, de esto iba el post sobre Turing que escribí hace poco. Contra la abulia, la clave que he encontrado con el tiempo es la pasión, volcarme en lo que me interesa, de esa manera la falta de voluntad no suele aparecer en el camino. Contra el perfeccionismo hay que contraponer el mantra de “hecho es mejor que perfecto” que da título al post. Respecto a la desorganización y la procrastinación, creo que es aquí donde más me ha ayudado toda la literatura sobre organización personal. Aquí van algunos de los métodos sobre los que he leído, y que creo que pueden aportar alguna clave positiva para hacer las cosas de una manera organizada, eso si, sin caer en la “parálisis por análisis”.

GTD (Get Things Done)

Es una metodología formulada por David Allen, y como digo siempre, si queréis profundizar id a la fuente, aquí os dejo un link para haceros con el libro si os interesa.

Se basa en liberar la mente, recopilando todas las tareas que vayan apareciendo en una bandeja de entrada. De esta manera utilizamos la mente para hacer, y no para recordar. El segundo paso de esta metodología es procesar lo recopilado. En ese momento decides qué hacer con las cosas de la bandeja (no es que lo hagas, es que decides qué hacer, es decir, planteas si en función de un input, debes plantear una tarea, un output. El tercer paso es Organizar lo recopilado, clasificando las tareas en listas en función de un criterio de urgencia, importancia, rentabilidad, o el que nos resulte conveniente. El cuarto paso es la Revisión, es lo más importante del método porque establece una periodicidad en la revisión de las listas, y reorganización en función de las nuevas circunstancias y necesidades. El quinto paso de este proceso cíclico es Hacer, se basa en ejecutar las tareas. Aplicando estos cinco pasos tomas Control sobre lo que haces, y una vez que has tomado el control, puedes plantearte tomar Perspectiva, es decir, centrarte en los porqués, en los objetivos, en los criterios, etc. Allen establece seis pasos para el tema de la perspectiva, nuevamente avanzando de lo particular a lo general. Acciones, proyectos, áreas de enfoque y responsabilidad,  metas y objetivos, visión, propósito y principios, son los seis pasos que te permiten adquirir perspectiva de conjunto y definir tu mismo el porqué de tus acciones.

Kanban

Tiene su origen en la metodología Lean y JIT, de la que ya hablamos en el post de Lean Startup. Aplicado a la productividad personal, se basa en utilizar “tableros de proyectos” en los que las tareas son “Post it” que se ubican en las columnas de “por hacer / haciendo/ hecho. La clave es asignar a cada tarea un responsable y una fecha de finalización. Es un sistema que está muy orientado a proyectos, pero que es muy interesante, porque además de servir como sistema de organización personal, permite organizar muy fácilmente equipos de trabajo. Si se quiere utilizar de forma digital en lugar de con tablero físicos, recomiendo fervientemente la herramienta Trello.

Pomodoro

Es un sistema ideado por Francesco Cirillo que tiene una enorme utilidad para afrontar tareas largas y se basa en no trabajar seguido más de 25 minutos, pero no hacer ninguna otra cosa durante esos 25 minutos. Después de una tanda se descansa 5 minutos, y tras cuatro tandas se toma un descanso más largo de 20 o 30 minutos. Es una técnica que se usa mucho en programación.

Autofocus

Es un sistema de productividad desarrollado por Mark Foster. Es un sistema más simple que el Get Things Done, pensado a mi juicio para personas que no tienen tantos inputs externos, y que no tienen tanta dispersión de tareas. En su sistema procesar y organizar no es tan importante, está mucho más orientado al “hacer”.

Lo que plantea es que hagas una lista con TODO lo que tengas que hacer. Cuando termines haces una línea al final de la lista, y te pones a hacer cosas de la lista. El criterio para hacer puede ser lo que más te apetezca, lo más urgente, lo más importante, lo que tu quieras. Lo importante es que cuando termines con una tarea la taches, y si queda algo por hacer de ella, la pongas en una nueva lista “abierta”, debajo de la lista cerrada. Sigues así hasta techar todo lo de la lista cerrada. En el momento en que termines, Lo que tendrás es una nueva lista abierta con las cosas que hayas apuntado que no están terminadas de la anterior lista. Si se te ocurre alguna cosa más, lo apuntas en la lista abierta, y cuando no se te ocurra nada más, la “cierras” con una línea abajo, y el proceso empieza de nuevo.

ZTD (Zen to Done)

Es un método desarrollado por Leo Babauta, un autor muy interesante del que os recomiendo el libro “el poder de lo simple”.

Este método plantea una variación del GTD basada en principios comportamentales y de hábitos. Básicamente amplía los 5 puntos de control del GTD incluyendo otros cinco nuevos. Recopilar, procesar, planificar, hacer, sistematizar, organizar, revisar, simplificar, rutinas, encontrar tu pasión, son los 10 hábitos que para este autor te permitirán ser  más productivo, y además en lo que te interese y sin estrés.

 

Como os podéis imaginar hay tantos métodos como gurus de la productividad personal, pero creo que es interesante leer sobre el tema para poder tener un criterio propio. Yo durante mucho tiempo he intentado seguir el método Kanban (con trello) para mis proyectos en equipo, y el GTD para mis temas personales. Lo cierto es que con el tiempo he dejado de aplicarlos de manera “estricta”, y me he centrado más en tener un rato para mi todas las semanas, en el que pueda pensar tranquilo sobre el momento en el que estoy, sobre mis prioridades familiares, personales, laborales, etc, y en función de esto definir y re-definir mis objetivos y mis acciones. En el día a día, tiro mucho de rutinas que he diseñado en función de mis objetivos (educar a mi hijo, hacer deporte) y de reuniones semanales en las que establezco los objetivos a corto plazo y las tareas profesionales en listas, y a partir de ese momento tiro mucho de google calendar para organizar esas tareas en el tiempo, usando un criterio de colores, en el que el amarillo del calendar son las cosas que realmente tienen un día y una hora asignados (citas y reuniones o tareas urgentes) y el resto de colores son tareas que no tienen un momento obligatorio, y cuyos colores determinan la importancia y el ámbito de mi vida al que se refieren (rojo urgente, verde salud, rojo claro tareas profesionales).

Esta es mi manera de organizarme, ¿Cuál es la vuestra?

 

 

A propósito de Turing, o cómo afrontar grandes retos.

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Ayer por la noche vi en Netflix “Descifrando Enigma”. La película habla de la biografía de Alan Turing, y de cómo él y su equipo consiguieron descifrar las comunicaciones del ejército nazi de la segunda guerra mundial, encriptadas con la máquina “Enigma”. No es mi intención hacer una reseña de la película, ni tampoco hablar de todas las aportaciones de Turing a la historia del siglo XX y XXI, si bien os recomiendo encarecidamente tanto ver la película, como indagar más sobre este personaje histórico, sin el cual posiblemente yo no podría estar delante de un ordenador escribiendo este post ni tu leyéndolo (los abuelos de los ordenadores modernos se llamaban máquinas de Turing, y las matemáticas que subyacen bajo los circuitos de silicio de nuestras computadoras son esencialmente las mismas que Turing formuló en su juventud).

Mi objetivo en este post es reflexionar sobre una idea que se instaló en mi cabeza ayer a raíz de la película, y que es la siguiente: ¿Cuál es la mejor metodología para afrontar un problema inmenso, un reto monumental? 

Ejemplo: Descifrar un método de encriptado con 158,962,555,217,826,360,000 posibles combinaciones. Concretamente esa fue la monumental tarea que Turing afrontó (con éxito) al luchar contra “Enigma”.

Antes de exponer mi punto de vista sobre este tema, quiero pedir disculpas anticipadas a todos mis amigos informáticos que puedan llegar a leer este post. Se que el problema técnico que subyace debajo de este reto tiene mucha mayor complejidad que la que yo voy a explicar, y se que la solución aportada tiene unos componentes de automatización brutales, que cuando bajamos a los circuitos tienen implicaciones físicas my interesantes, y a medida que subimos hasta la “programación” la física va dejando paso a la matemática, a la lógica, pero mi intención no es llegar a todos esos matices, sino quedarme en una idea práctica mucho más aplicable para todos los públicos.

La principal enseñanza que yo saqué de la manera de afrontar el problema por parte de Turing, es que cuando tenemos que afrontar una tarea titánica, enorme, la mejor manera de afrontarla es dividir dicha tarea en fragmentos, para así “sentir” menos pesada la carga de trabajo. En el caso de la informática, esto llega a su máxima expresión. Pensemos que todo lo que hacemos en un ordenador ¡se traduce a ceros y unos! creo que es el ejemplo máximo de cómo algo muy complejo puede reducirse a lo más simple.

Pensando en los grandes retos que he tenido que enfrentar en mi vida, creo que conseguí avanzar con mi proyecto final de carrera cuando enfoqué el problema desde la perspectiva de plantear el boceto global de lo que me quedaba por hacer, lo dividí en partes (concepto, anteproyecto, situación, plantas, alzados, paneles resumen, estructuras, instalaciones, memoria, mediciones…) y vi que ninguna de ellas tenía por qué llevar más de una semana. Antes de hacer esto me había pasado meses mirando “la gran bola” sin avanzar demasiado. Cuando me llega un encargo a la oficina, normalmente tengo experiencia previa para poder afrontarlo, pero esa “experiencia” viene de la suma de los más de 550 proyectos que hemos desarrollado en la oficina a lo largo de más de una década. Otro ejemplo es que en el pasado siempre he tenido la fantasía de escribir un libro, cosa que varias veces he comenzado a hacer pero que nunca he concluido. Esta es la primera vez que creo que tal vez consiga publicar algo a un año vista, y es gracias a que este blog me está haciendo escribir dos páginas por semana. La titánica tarea de escribir un libro, no se ve tan imposible si nos planteamos que sea un compendio de artículos con una idea de conjunto, de unos dos folios de extensión, escritos a razón de uno por semana. La idea de bajar de peso, que se me lleva resistiendo los últimos años, se me antoja menos imposible si no me planteo bajar todo el peso que me sobra de una tacada, sino medio kilo por semana, haciendo tres sesiones de deporte semanales, y cuidando en la alimentación el consumo de Alcohol y los hidratos por las noches.

Una segunda lectura de la metodología que empleó Turing para vencer a enigma, además de la de “Divide y vencerás”,  es la de la programación. Nuevamente pido disculpas a los informáticos, no voy a hablar de algoritmos, ni de automatizaciones, sino que me quedo con el concepto al que llegamos todo hijo de vecino, el de coger una agenda y decidir que todos los lunes haremos reunión de oficina para programar el trabajo, y todos los viernes a última hora de la mañana haremos reunión de supervisión para ver como se ha ejecutado el trabajo programado. Que el martes nos dedicaremos a lanzar presupuestos y a llamar a los clientes que tienen presupuestos nuestros encima de la mesa, que el miércoles nos dedicaremos a la dirección de obra y el jueves a desarrollar el concepto de esa nueva empresa que estás montando con un amigo y que te hace tanta ilusión, que el viernes a primera hora lo dedicaremos al networking, que llevaremos a nuestro hijo al colegio de lunes a jueves, que haremos deporte las tardes de lunes, miércoles y jueves, que el fin de semana escribiremos un post, iremos al cine con nuestro enano, le llevaremos a Rugby… Así dividimos en tareas pequeñas y programamos en nuestra semana tareas tan titánicas como llevar una empresa, crear otra, vender, producir, supervisar obras, escribir un libro, conocer nuevos clientes, adelgazar 50 kilos, ser buen padre.

En definitiva, la película me hizo reflexionar sobre un tema que a un teórico como yo le interesa mucho más que la teoría, y es conocer estrategias para pasar a la acción, para afrontar tareas largas, y en definitiva, para alcanzar mis metas.

¿Cómo lo hacéis vosotros?